一、我院综合档案室集中统一管理学院的全部档案，隶属党政办公室领导，按照国家《档案法》及教育部27号令精神，学院综合档案室应有一名院级领导分管档案工作，院属各部门档案工作，并配备一名兼职档案员。
二、兼职档案员主要职责：
1、负责收集本部门的文件材料，保证文件材料的齐全、完整并进行系统整理、组卷，编排页号，填写卷内目录和备考表，移交学校综合档案室，并把文件材料的形成、整理、组卷列入日常工作。
2、把好质量关，永久、长期保存的文件材料要求字体清晰、纸质好、纸张规范，批示签写规范，保证档案质量符合国家档案保管的要求，便于学院长期保存和利用。
三、立卷原则、方法及要求：
1、按文件材料的自然形成规律立卷，保持文件材料之间的历史联系，并将一年中形成的文件材料进行分门别类，再按保存价值将同类文件分为永久、长期、短期三种保管期限看，然后以问题特征为主组卷。
2、一般采用钢笔或碳素笔书写。电子材料要用黑色激光打印字迹，按规定插入页眉、页脚。用纸一般选用A4纸型。
3、案卷标题的拟写，必须按照“作者——问题——名称”三要素的原则，科学地反映卷内内容，要概括准确。
四、归档时间：
1、党群类、行政类、教学类、财会类、外事类、出版物类、音像载体、图片档案，均按年度归档。在每年的一月份寒假前完成。
2、科研类、基建类档案应在科研成果鉴定后及在基建项目后三个月内归档。
3、仪器设备类档案在设备开箱验收后归档。
2009年3月5日
